13 marca 2026 r. weszły w życie istotne zmiany w przepisach regulujących postępowanie odwoławcze przed Krajową Izbą Odwoławczą. Największą uwagę przyciąga możliwość prowadzenia rozpraw i posiedzeń w formule zdalnej, jednak nowelizacja wprowadziła również szereg innych rozwiązań, które znacząco wpływają na praktykę uczestników rynku zamówień publicznych. Szczególne znaczenie mają nowe obowiązki związane z wcześniejszym przedstawianiem twierdzeń i dowodów oraz wzmocnienie zasady koncentracji materiału procesowego. W efekcie strony i uczestnicy postępowania będą zobowiązani do znacznie staranniejszego przygotowania swojego stanowiska i materiału dowodowego już na początkowym etapie postępowania odwoławczego.
Zmiany zostały wprowadzone ustawą z 21 maja 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu deregulacji prawa gospodarczego i administracyjnego oraz doskonalenia zasad opracowywania prawa gospodarczego oraz rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 12 marca 2026 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie postępowania przy rozpoznawaniu odwołań przez Krajową Izbę Odwoławczą. Celem tej nowelizacji było przede wszystkim usprawnienie postępowań odwoławczych, przyspieszenie rozpoznawania spraw oraz dalsza elektronizacja procedury przed KIO.
Jednym z głównych założeń tej nowelizacji jest zobowiązanie stron i uczestników postępowania do przedstawiania swoich twierdzeń oraz dowodów na możliwie najwcześniejszym etapie sprawy. Ustawodawca dąży do ograniczenia sytuacji, w których nowe argumenty lub dokumenty pojawiają się dopiero podczas rozprawy, utrudniając pozostałym uczestnikom skuteczne przygotowanie stanowiska. W efekcie zasadnicza argumentacja stron powinna być znana jeszcze przed rozprawą, co ma przyczynić się do sprawniejszego i bardziej przewidywalnego przebiegu postępowania odwoławczego.
Rozprawy zdalne już nie tylko w teorii
Nowelizacja wprowadziła do ustawy nowy art. 508a Ustawy Pzp, który umożliwia przeprowadzanie jawnych rozpraw i posiedzeń przy wykorzystaniu środków komunikacji na odległość. O przeprowadzeniu rozprawy lub posiedzenia w formule zdalnej decyduje Prezes Krajowej Izby Odwoławczej.
Co istotne, udział zdalny nie jest obowiązkowy. Strony i uczestnicy postępowania nadal mogą stawić się osobiście w siedzibie Izby. Na sali rozpraw obowiązkowo obecni są jedynie członkowie składu orzekającego oraz protokolant.
Możliwość uczestniczenia w rozprawie bez konieczności osobistego stawiennictwa w Warszawie jest znacznym ułatwieniem dla wykonawców i pełnomocników. W wielu przypadkach pozwoli ograniczyć koszty związane z udziałem w postępowaniu oraz usprawni organizację pracy. Należy jednak pamiętać, że udział zdalny nie zwalnia uczestników z obowiązku zapewnienia warunków gwarantujących prawidłowy przebieg rozprawy. Jeżeli warunki w miejscu uczestnictwa nie będą odpowiadały powadze postępowania lub będą utrudniały prowadzenie czynności procesowych, Izba będzie mogła odmówić takiej osobie udziału w rozprawie, uznając ją za nieobecną.
Należy również pamiętać, że możliwość przeprowadzenia rozprawy lub posiedzenia w formule zdalnej nie ma charakteru bezwzględnego. Zgodnie z art. 508a Ustawy Pzp taka forma jest dopuszczalna wyłącznie wtedy, gdy pozwala na to charakter czynności, nie występują okoliczności utrudniające jej przeprowadzenie, a jednocześnie zagwarantowana zostaje pełna ochrona praw procesowych stron oraz prawidłowy tok postępowania
Wcześniejsze przedstawianie stanowisk i dowodów
Najbardziej odczuwalne zmiany dotyczą sposobu prezentowania stanowisk oraz materiału dowodowego w postępowaniu odwoławczym. Nowe przepisy ograniczają sytuacje, w których strony przedstawiają nowe argumenty lub dokumenty dopiero podczas rozprawy, utrudniając pozostałym uczestnikom postępowania odniesienie się do nich i wydłużając rozpoznanie sprawy.
Zgodnie z art. 535 ust. 1 Ustawy Pzp dowody powinny być przedstawiane wraz z odwołaniem, odpowiedzią na odwołanie, zgłoszeniem przystąpienia lub innym pismem wniesionym najpóźniej w dniu poprzedzającym termin rozprawy albo posiedzenia. Co do zasady niedochowanie tego terminu skutkuje utratą prawa do powoływania nowych dowodów w toku postępowania.
Nie oznacza to jednak całkowitego wyłączenia możliwości przedstawienia nowych dowodów na późniejszym etapie sprawy. Jeżeli wcześniejsze ich pozyskanie nie było możliwe albo potrzeba ich powołania wynikła już w toku postępowania odwoławczego, mogą one zostać zgłoszone aż do zamknięcia rozprawy. Wyjątek ten będzie jednak stosowany wyłącznie w sytuacjach obiektywnie uzasadnionych, a nie w przypadku opóźnień wynikających z braku należytego przygotowania stanowiska procesowego.
Nowelizacja nakłada również obowiązek precyzyjnego formułowania wniosków dowodowych. Strona lub uczestnik postępowania powinien wskazać nie tylko sam dowód, ale również fakty, które mają zostać nim wykazane. W praktyce wymaga to staranniejszego przygotowania pism procesowych już od początku postępowania.
Zmiany objęły również obowiązki poszczególnych uczestników postępowania odwoławczego. Odwołujący powinien już wraz z odwołaniem przedstawić dowody potwierdzające okoliczności stanowiące podstawę zarzutów. Z kolei odpowiedź na odwołanie stała się obowiązkowym elementem postępowania po stronie zamawiającego, który musi odnieść się do zarzutów, przedstawić własne twierdzenia oraz załączyć dowody potwierdzające prezentowane stanowisko.
Znacząco zmieniła się także sytuacja wykonawców przystępujących do postępowania odwoławczego. W terminie trzech dni od otrzymania odwołania muszą oni nie tylko zgłosić przystąpienie, ale również przedstawić własne twierdzenia i dowody na ich poparcie. Oznacza to konieczność bardzo szybkiego przeanalizowania sprawy i przygotowania stanowiska procesowego już na początkowym etapie postępowania.
Warto zwrócić uwagę również na nowy obowiązek wzajemnego przekazywania pism pomiędzy stronami i uczestnikami postępowania odwoławczego. Rozwiązanie to zapewnia większą przejrzystość procedury oraz umożliwić wcześniejszego zapoznanie się ze stanowiskiem strony przeciwnej, jeszcze przed terminem rozprawy.
Nie każda sprawa będzie rozpoznawana według nowych zasad
Warto zaznaczyć, iż samo wejście w życie nowelizacji 13 marca 2026 r. nie oznacza automatycznego stosowania nowych przepisów do wszystkich postępowań odwoławczych rozpoznawanych przez Krajową Izbę Odwoławczą po tej dacie. Tutaj znaczenie mają przepisy przejściowe zawarte w ustawie nowelizującej. Zgodnie z nimi dotychczasowe regulacje nadal stosuje się do postępowań odwoławczych wszczętych i niezakończonych przed 13 marca 2026 r. Ponadto przepisy obowiązujące przed nowelizacją znajdą zastosowanie również do postępowań odwoławczych wszczętych po tej dacie, jeżeli dotyczą one postępowań o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursów wszczętych przed 13 marca 2026 r.
W praktyce oznacza to, że obecnie równolegle funkcjonują dwa reżimy proceduralne. Przed oceną obowiązków stron, terminów procesowych czy możliwości korzystania z nowych rozwiązań, takich jak rozprawy zdalne, warto ustalić, czy dana sprawa podlega już nowym regulacjom, czy też nadal stosowane powinny być przepisy dotychczasowe.
Podsumowanie
Nowelizacja przepisów dotyczących postępowania odwoławczego przed KIO jest jedną z ważniejszych zmian proceduralnych ostatnich lat. Wprowadzenie rozpraw zdalnych z pewnością ułatwi udział w postępowaniach, jednak kluczowe znaczenie będą miały nowe zasady koncentracji materiału procesowego. Zarówno wykonawcy, jak i zamawiający muszą przygotować się na konieczność wcześniejszego przedstawiania argumentów oraz dowodów. W praktyce powodzenie w postępowaniu odwoławczym będzie w jeszcze większym stopniu zależało od jakości przygotowania sprawy już na samym początku postępowania.
