Termin związania ofertą to kluczowy mechanizm w systemie zamówień publicznych, który gwarantuje zamawiającemu, że wykonawca nie wycofa się z oferty ani nie zmieni jej warunków przez określony czas. Co jednak w sytuacji, gdy postępowanie się przedłuża i nie udaje się wybrać oferty najkorzystniejszej w pierwotnie zakładanym terminie? W niniejszym artykule omówione zostaną zasady przedłużenia terminu związania ofertą – zarówno z perspektywy zamawiającego, jak i wykonawcy.
Termin związania ofertą – definicja i znaczenie praktyczne
Zgodnie z przepisami ustawy Pzp, wykonawca składając ofertę, zobowiązuje się do jej utrzymania w mocy przez określony czas wskazany w dokumentach zamówienia. W tym okresie nie może jej zmodyfikować ani wycofać, a odmowa podpisania umowy może skutkować zatrzymaniem wadium, jeśli było ono wymagane.
Zamawiający z kolei ma obowiązek dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty i zawrzeć umowę w czasie trwania terminu związania ofertą. W praktyce jest to więc okres, w którym obie strony muszą działać zgodnie z określonym reżimem prawnym.
Maksymalny termin związania ofertą określany jest przez ustawodawcę i zależy od trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego– może wynosić 30, 90 lub 120 dni.
Przedłużenie terminu związania ofertą – warunki i procedura
Zamawiający, przewidując trudności z zakończeniem postępowania w terminie, może zgodnie z art. 220 ust. 3 ustawy Pzp jednorazowo wystąpić do wykonawców z wnioskiem o przedłużenie terminu związania ofertą, nie więcej jednak niż o 60 dni. Takie wezwanie musi być skierowane przed upływem pierwotnego terminu związania ofertą.
Odpowiedzią wykonawcy powinno być pisemne oświadczenie o wyrażeniu zgody, złożone zgodnie z określonym w SWZ sposobem komunikacji. Jeżeli w postępowaniu przewidziano wadium, zgoda na przedłużenie terminu związania ofertą musi iść w parze z zapewnieniem jego ważności na nowy okres:
- Wadium pieniężne zazwyczaj nie wymaga dodatkowych działań,
- W przypadku gwarancji bankowej, ubezpieczeniowej lub poręczenia konieczne może być złożenie nowego dokumentu lub aneksu wydłużającego okres obowiązywania zabezpieczenia.
Wykonawca, który nie wyraża zgody na przedłużenie terminu związania ofertą, nie jest zobowiązany do podejmowania jakichkolwiek działań. Brak odpowiedzi traktowany jest jako odmowa i skutkuje odrzuceniem oferty z postępowania. Istotne jest jednak to, że odmowa nie powoduje utraty wadium.
Czy Wykonawca może zgodzić się na krótszy okres?
Kwestia dopuszczalności wyrażenia zgody na krótszy termin niż wnioskowany przez zamawiającego pozostaje sporna.
W wyroku KIO z 25.03.2021 r. (sygn.. KIO 634/21) Krajowa Izba Odwoławcza wskazuje, że w sytuacji gdy wykonawca nie zaakceptuje pełnego, wskazanego przez zamawiającego okresu przedłużenia jego oferta podlega odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 12 Pzp, „Obowiązek zamawiającego odrzucenia oferty wykonawcy aktualizuje się w sytuacji, w której na jego wezwanie do przedłużenia terminu związania ofertą, wykonawca takiej zgody nie wyrazi. Przy czym nie chodzi o wyrażenie zgody co do zasady, ale niewątpliwie na warunkach określonych przez zamawiającego.”
Z kolei w wyroku KIO 1807/24 Izba zaprezentowała odmienne stanowisko, zgodnie z którym brak jest podstaw prawnych do odrzucenia oferty tylko z powodu wyrażenia zgody na krótszy okres. Izba zauważyła, iż „brak jest przepisu wyłączającego dopuszczalność wyrażenia pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą na okres krótszy od wnioskowanego przez zamawiającego w trybie art. 307 ust. 2 p.z.p.” (…) „Skoro pomimo upływu terminu związania ofertą zamawiający zobowiązany jest zwrócić się do wykonawcy, którego oferta jest najkorzystniejsza z wnioskiem o wyrażenie zgody na wybór jego oferty, to nierówne i nieproporcjonalne jest odrzucenie oferty wykonawcy w terminie związania ofertą, gdy przesłanka odrzucenia z art. 226 ust. 1 pkt 12 p.z.p. nie nawiązuje do długości terminu, na który wyrażona została zgoda pisemna na przedłużenie terminu związania ofertą.” (…) „Termin związania ofertą wyznaczany przez zamawiającego (oraz jego przedłużenie) zgodnie z art. 220 p.z.p. to czas, w którym zamawiający ma pewność, że wykonawca wykona swoje zobowiązanie zawarte w ofercie lub poniesie sankcje (przepadek wadium lub odpowiedzialność odszkodowawcza). Sankcja odrzucenia oferty w przypadku wniosku o wyrażenie zgody na przedłużenie obejmuje wyłącznie brak wyrażenia pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania ofertą. Jeśli wykonawca wyrazi zgodę na przedłużenie terminu związania ofertą, zamawiający zobligowany jest dokonać oceny ofert z jej uwzględnieniem. Ustawodawca nie różnicuje obowiązku wezwania do wyrażenia zgody na zawarcie umowy od tego jaka jest przyczyna upływu terminu związania ofertą. Stąd niezależnie od tego, czy termin ten jest tożsamy dla wszystkich wykonawców, to mimo jego upływu oferta podlega ocenie.” (…) „Przyjmuje się potrzebę ścisłej wykładni przesłanek odrzucenia ofert, a więc w tym przypadku normy art. 226 ust. 1 pkt 12 p.z.p. Skoro ustawodawca normą art. 226 ust. 1 pkt 12 p.z.p. przewidział sankcję odrzucenia oferty wyłącznie za niewyrażenie zgody pisemnej na przedłużenie terminu związania ofertą, to wyrażenie jej w tej formie na inny termin od wskazanego we wniosku o wyrażenie zgody na przedłużenie nie może stać się podstawą odrzucenia oferty.” To stanowisko podkreśla potrzebę ścisłej wykładni przesłanek odrzucenia ofert, zgodnie z zasadą proporcjonalności i równego traktowania wykonawców.
Kontynuacja postępowania po upływie terminu związania ofertą
W przypadku, gdy zamawiający nie wystąpił o przedłużenie terminu w odpowiednim czasie, a termin już upłynął, może skorzystać z mechanizmu określonego w art. 307 ust. 2 Pzp. Przepis ten umożliwia zamawiającemu zwrócenie się – już po upływie terminu – do wykonawcy, którego oferta uzyskała najwyższą ocenę, z wnioskiem o wyrażenie pisemnej zgody na wybór jego oferty.
Jeżeli wykonawca taką zgodę wyrazi:
- jego oferta pozostaje skuteczna,
- możliwe jest dokonanie wyboru tej oferty,
- nie jest wymagane przedłużenie wadium.
W razie braku zgody zamawiający może zwrócić się do kolejnego wykonawcy w rankingu ofert.
Podsumowanie
Przedłużenie terminu związania ofertą to procedura wymagająca od uczestników postępowania dużej uważności, znajomości przepisów oraz precyzji w działaniu. Zarówno dla zamawiających, jak i wykonawców stanowi ona moment krytyczny – może bowiem zadecydować o ważności oferty, możliwości jej wyboru i ostatecznym sukcesie w postępowaniu. Warto pamiętać, że każde niedopatrzenie proceduralne może skutkować utratą szansy na realizację zamówienia. Z perspektywy wykonawcy niezbędne jest ścisłe przestrzeganie wskazanych terminów, form komunikacji oraz – jeśli wymagane – odpowiednie zabezpieczenie wadium. Dla zamawiającego zaś – to obowiązek działania w granicach prawa, z poszanowaniem zasad równego traktowania i proporcjonalności.
