Nadal jeszcze można spotkać się z wykonawcami (zamawiającymi pewnie też), którzy uważają, że wartość zamówienia oraz kwota jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia są tożsame z zastrzeżeniem, iż pierwsza z nich przedstawia wartość netto a druga brutto. Nic bardziej mylnego. Obie kwoty mogą różnić się od siebie i nie tylko o wartość podatku Vat. Poniżej omówione zostaną definicje wskazanych wartości oraz powiązane z nimi inne mechanizmy, z którymi spotykamy się w procesie udzielania zamówień publicznych.
Wartość szacunkowa zamówienia
Zamawiający przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zobowiązany jest do ustalenia wartości danego zamówienia. Jest to jedna z pierwszych czynności w postępowaniu przetargowym, która ma kluczowe znaczenie dla wyboru właściwych przepisów do udzielenia danego zamówienia. Chodzi tu zarówno o zastosowanie w ogóle przepisów ustawy Pzp, jak też zastosowanie konkretnej procedury do udzielania danego zamówienia (krajowej lub unijnej).
Zgodnie z art. 28 ustawy Pzp podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług. Ponadto ustawa Pzp wskazuje szereg zasad, którymi powinien kierować się zamawiający dokonując szacunku przedmiotu zamówienia. Najważniejszą z reguł jest zasada szacowania wartości zamówienia z uwzględnieniem należytej staranności. Należyta staranność to nic innego jak sumienność na optymalnym poziomie. W przypadku, gdy zamawiający zna przedmiot zamówienia (towary lub usługi są zamawiane sukcesywnie u zamawiającego) może oprzeć się na własnych doświadczeniach i tak dokonać jego szacunku. Jeśli jednak przedmiot zamówienia na specyficzny charakter i nie był wcześniej zamawiany, zamawiający powinien zwrócić się o opinię do specjalistów, np. poprzez wysłanie zapytania cenowego do kilku podmiotów specjalizujących się w takim przedmiocie zamówienia.
Ustawa Pzp wskazuje również terminy w jakich powinna być ustalona wartość zamówienia. Jeśli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi zamawiający zobowiązany jest ustalić tą wartość nie wcześniej niż na 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania, a w przypadku zamówienia na roboty budowlane należy tego dokonać w terminie nie wcześniejszym niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania.
Co zależy od wartości szacunkowej zamówienia?
Warto wspomnieć, iż górna granica wadium wymaganego w postępowaniu przetargowym została uzależniona od wartości szacunkowej zamówienia. W przypadku postępowań poniżej progów unijnych maksymalna kwota wadium stanowi do 1,5% wartości zamówienia, natomiast w postępowaniach, których wartość jest równa lub przekracza progi unijne maksymalna wartość wymaganego wadium nie może przekroczyć 3% wartości zamówienia.
Od wartości szacunkowej danego zamówienia zostało również uzależnione obligatoryjne wezwanie wykonawcy do wyjaśnienia, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych. Wykonawcy mogą się takiego wezwania spodziewać, gdy cena przez nich zaoferowana jest niższa o co najmniej 30% od wartości zamówienia powiększonej o należny podatek od towarów i usług, ustalonej przed wszczęciem postępowania.
Informację o wartości zamówienia
Zamawiający nie jest zobowiązany do umieszczenia jej w dokumentacji postępowania przetargowego. Wartość ta zostaje wskazana jednak w protokole postępowania przetargowego, o którego udostępnienie wykonawca może się starać na każdym etapie trwania procedury przetargowej.
Kwota przeznaczona na realizację zamówienia
Kwota jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia jest publikowana przez zamawiającego najpóźniej przed otwarciem ofert na stronie internetowej prowadzonego postępowania. Jest to wartość, która powinna wynikać z planu finansowego zamawiającego i oznacza środki, jakie mają być przeznaczone na pokrycie realnych wydatków z tytułu realizacji konkretnego zamówienia.
Ustawodawca zobligował zamawiającego do opublikowania tej kwoty przed otwarciem ofert, aby jawność i transparentność postępowania zostały zachowane.
Unieważnienie a wartość przeznaczona na realizację zamówienia
W przypadku, gdy cena najkorzystniejszej oferty będzie przewyższała wskazaną przez zamawiającego kwotę i zamawiający nie będzie miał możliwości zwiększenia tej kwoty, jest on uprawniony do unieważnienia postępowania przetargowego. Warto nadmienić, iż kwota jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia nie musi być tożsama z kwotą, jaką zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. W czasie trwania postępowania może jednak okazać się, że zamawiający może zwiększyć kwotę, którą podał tuż przed otwarciem. Z powyższego wynika, iż zamawiający nie jest zobowiązany do unieważnienia postępowania w każdym przypadku, gdy wartość oferty najkorzystniejszej przekracza równowartość kwoty, którą planował przeznaczyć na realizację zamówienia. Może tę kwotę zwiększyć, oczywiście zgodnie z zasadami i w granicach określonych w ustawie o finansach publicznych.
Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku KIO 2804/13, który pozostaje nadal aktualny w obowiązującej stanie prawnym również wskazuje, iż “(…) Zgodnie z art. 86 ust. 3 p.z.p. zamawiający bezpośrednio przed otwarciem ofert podaje kwoty, jakie zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Jest to istotne rozwiązanie o znaczących skutkach natury prawnej. Zarówno w doktrynie, jak i orzecznictwie wskazuje się, że przepis ma uniemożliwić zamawiającemu arbitralnego unieważnienia postępowania na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 4 p.z.p.”
Wartość zamówienia a kwota, która zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia
Jak już na wstępie zostało powiedziane, iż wartości szacunkowej zmówienia oraz kwoty jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia nie należy ze sobą utożsamiać. W tym temacie wypowiedziała się również Krajowa Izba Odwoławcza, która w wyroku KIO 755/22 wskazała: „Zamawiający najpóźniej przed otwarciem ofert, podaje na stronie internetowej prowadzonego postępowania kwotę, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia będącego przedmiotem danego postępowania. Kwoty tej nie należy przy tym utożsamiać z ustaloną wartością zamówienia, gdyż podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy bez podatku od towarów i usług, która to kwota uwzględniona jest w planowanych (zamierzonych) wydatkach. Kwota ta wynika z możliwości finansowych zamawiającego określonych w jego planie. (…)
Zamawiający, zamieszczając informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie danego zamówienia, zobowiązuje się do wyboru oferty najkorzystniejszej, pod warunkiem, że zaoferowana cena lub koszt nie przekracza podanej przez niego kwoty. Kwota, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia, odpowiada bowiem faktycznym możliwościom sfinansowania zamówienia w określonej wysokości. Kwota ta jest kwotą o charakterze minimalnym, co oznacza, że zamawiający może dokonać korekt wydatków w swoim planie finansowym. A tym samym możliwe jest jej zwiększenie.”
Również w wyroku KIO 1401/20 Izba podkreśliła, iż „kwotę wartości szacunkowej zamówienia należy odróżnić o kwoty, którą zamawiający zobowiązany jest podać bezpośrednio przed otwarciem ofert, tj. kwoty, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (art. 86 ust. 3 p.z.p.). Wartość ta uwzględnia podatek od towarów i usług. Najczęściej kwota podawana przed otwarciem ofert odpowiada szacunkowej wartości przedmiotu zamówienia powiększonej o należny podatek od towarów i usług, jednak przepisy ustawy Pzp pozwalają, aby kwota ta odbiegała od tej wartości. Może zatem być ona wyższa lub niższa od szacunkowej wartości zamówienia, bowiem odpowiada ona faktycznym możliwościom zamawiającego co do sfinansowania danego zamówienia. Ustawa Pzp przyznaje zamawiającemu uprawnienie do unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w sytuacji, gdy cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższą ceną przewyższa tę kwotę (art. 93 ust. 1 pkt 4 p.z.p.). Ustawa Pzp uprawnia zamawiającego także do zwiększenia kwoty, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia do ceny najkorzystniejszej oferty (art. 93 ust. 1 pkt 4 p.z.p.).”
Kiedy zamawiający publikuje informację o kwocie jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia?
Tak jak to zostało wcześniej wskazane zamawiający najpóźniej przed otwarciem udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Przepis ten wskazuje termin końcowy na realizację tego obowiązku zamawiającego. Urząd Zamówień Publicznych zauważył, iż „Ustawodawca w ww. przepisie nie wskazuje terminu początkowego, co oznacza, że decyzję w tym zakresie pozostawia zamawiającemu. A zatem zamawiający może udostępnić tę informację przed terminem składania ofert lub po tej dacie, jednakże nie później niż moment otwarcia ofert”. Ponadto, jak wskazał W. Dzierżanowski [w:] “Prawo zamówień publicznych. Komentarz”, W. Dzierżanowski i in., WKP 2021, “Obowiązek podania informacji o przeznaczanej na finansowanie zamówienia kwocie najpóźniej przed otwarciem ofert oznacza, że zamawiający ma prawo podać ją także wcześniej, przy czym żaden przepis ustawy nie wskazuje najwcześniejszego momentu podania tej kwoty. Może to być moment dowolny. Kwota ta może więc zostać podana już w chwili wszczęcia postępowania, a nawet wcześniej – przed jego wszczęciem, np. w planie postępowań, obok wartości zamówienia lub we wstępnym ogłoszeniu o zamówieniu“. Wykonawcy mogą się zatem spotkać z sytuacją, kiedy kwota, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację danego zadania jest podana na stronie internetowej prowadzonego postępowania już w momencie jego publikacji. Ujawnienie tej kwoty przed złożeniem ofert oczywiście spowoduje, iż wykonawca uzyska wiedzę, jakie są możliwości finansowe zamawiającego jednak jej wartość nie powinna być dla wykonawców przesądzająca.
Reasumując powyższe rozważania należy zauważyć, iż zarówno wartość zamówienia jak i kwota, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia mogą nie być ze sobą tożsame a każda z tych kwot pełni inną funkcję w procesie udzielenia zamówienia publicznego. Wartość zamówienia zamawiający szacuje przed wszczęciem postępowania i od tej wartość uzależniona jest maksymalna wartość wadium oraz obligatoryjne wezwanie do wyjaśnienia ceny wskazanej w ofertach. Kwota, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia jest wartością wskazującą na finansowe możliwości zamawiającego i jednocześnie dającą zamawiającemu możliwość unieważnienia postępowania przetargowego jeśli wartość najkorzystniejszej oferty tę kwotę przekroczy. Zrozumienie różnicy pomiędzy tymi dwoma kwotami zdecydowanie pomoże w zrozumieniu innych mechanizmów mających miejsce na późniejszych etapach procedury przetargowej.
