Przedmiotowe środki dowodowe to dokumenty, które mają służyć potwierdzeniu zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub w opisie kryteriów oceny ofert. Są to dokumenty, które są merytorycznie związane z przedmiotem zamówienia i odnoszą się one bezpośrednio do jego właściwości. Do tych dokumentów możemy zaliczyć w szczególności karty katalogowe, karty techniczne, opisy, fotografie, certyfikaty wydane przez jednostkę oceniającą zgodność oraz próbki. Dokumenty te składa się razem z ofertą i to właśnie na ich podstawie zamawiający weryfikuje poprawność merytoryczną złożonych ofert.
Podział przedmiotowych środków dowodowych
Możemy zauważyć, iż ustawodawca podzielił przedmiotowe środki dowodowe na dwie grupy, w zależności od tego jakie wymagania mają potwierdzać. Pierwsza grupa to dokumenty, które potwierdzają zgodność z cechami lub wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, a druga to dokumenty, które służą potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriach oceny ofert.
W przypadku dokumentów, które mają potwierdzać zgodność z cechami lub wymaganiami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia, jeśli wykonawca nie złożył ich razem z ofertą lub złożone dokumenty są niekompletne ustawodawca przewidział możliwość wezwania do ich złożenia lub uzupełnienia. Zamawiający może z tej możliwości skorzystać tylko pod warunkiem, że przewidział takie wezwanie/uzupełnienie w dokumentach zamówienia. O konsekwencjach rezygnacji przez zamawiającego w treści SWZ z możliwości, jaką daje art. 107 ust. 2 ustawy Pzp wypowiedziała się Krajowa izba Odwoławcza w wyroku KIO o sygnaturze: KIO 805/23 : „Zamawiający w treści SWZ zrezygnował z możliwości jaką daje art. 107 ust. 2 p.z.p. i przesądził, że nie przewiduje wzywania do złożenia lub uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych w przypadku, gdy Wykonawca nie złoży ich wraz z ofertą lub złożone wraz z ofertą przedmiotowe środki dowodowe będą niekompletne. Z tego względu zidentyfikowanie braków w dokumentacji prowadzi od razu do odrzucenia oferty takiego wykonawcy w oparciu o art. 226 ust. 1 pkt 2 lit. c p.z.p. Co więcej, niezłożenie w ogóle przedmiotowych środków dowodowych lub złożenie takich, które nie potwierdzają zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia powoduje, że oferta taka podlega odrzuceniu również na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 p.z.p.”
W przypadku przedmiotowych środków dowodowych, które służą potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert nie ma możliwości, aby zamawiający wezwał do ich złożenia lub uzupełnienia.
Kiedy zamawiający będzie wzywał do uzupełnienia?
Warto zwrócić uwagę, iż przepis art. 107 ust. 2 ustawy Pzp jasno wskazuje, iż zamawiający może wezwać do uzupełnienia dokumentów jedynie w sytuacji, gdy są one niekompletne, tzn. brakuje strony, jakieś informacje nie są do końca widoczne, itp. Zamawiający nie wezwie do uzupełnienia dokumentów, gdy złożone wraz z ofertą przedmiotowe środki dowodowe zawierają błędy, czyli nie potwierdzają wymagań określonych co po przedmiotu zamówienia przez zamawiającego. W takim przypadku oferta podlega odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt lit. c ustawy Pzp: „Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli została złożona przez wykonawcę, który nie złożył w przewidzianym terminie (…) przedmiotowego środka dowodowego (…)”
KIO o uzupełnianiu przedmiotowych środków dowodowych
Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku o sygnaturze KIO 663/22 wskazuje, iż „Przepis art. 107 ust. 2 p.z.p. jest instrumentem dopuszczającym możliwość konwalidowania nieprawidłowego działania wykonawcy, ale w ograniczonym zakresie. Tutaj ustawodawca nie dopuścił do szerokiego umożliwienia uzupełnienia dokumentów, tak jak dla podmiotowych środków dowodowych (zgodnie z art. 128 ust. 1 p.z.p., zamawiający wzywa do złożenia/poprawienia/uzupełnienia dowodów, które są niekompletne lub zawierają błędy). Tryb z art. 107 ust. 2 p.z.p., przeciwnie do art. 128 ust. 1 p.z.p., nie dopuszcza uzupełnienia dokumentów zawierających błędy, co należy rozumieć jako błędy merytoryczne. Nie ma więc możliwości dokonania istotnej merytorycznie zmiany treści przedmiotowego środka dowodowego. (…)Wezwanie z art. 107 ust. 2 p.z.p. należy stosować niezwykle rozważanie, ponieważ co do zasady przepis ten nie znajdzie zastosowania w sytuacji, gdy przedmiotowe środki dowodowe zostały wprawdzie złożone i są kompletne, ale ich treść nie jest wystarczająca do pozytywnej oceny zgodności oferowanego zamówienia z wymaganiami zamawiającego. Nie będzie również podlegał uzupełnieniu taki przedmiotowy środek dowodowy, który potwierdza, że oferta jest niezgodna z wymaganiami zamawiającego.”
Również w wyroku KIO 3522/21 Izba potwierdziła, iż „Zamawiający nie jest uprawniony do wzywania wykonawców do uzupełnienia treści oferty, a zgodnie z art. 107 ust. 2 p.z.p. może jedynie wzywać wykonawców do złożenia lub uzupełnienia w wyznaczonym terminie przedmiotowych środków dowodowych (które należało złożyć wraz z ofertą), o ile przewidział to w ogłoszeniu o zamówieniu lub dokumentach zamówienia. Uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych nie może jednak prowadzić do zmiany treści oferty, tj. przedmiotu oferowanego świadczenia, ustawa Pzp bowiem tego rodzaju zmian co do zasady zabrania. Przedmiotowe środki dowodowe składane wraz z ofertą ze swej natury służą potwierdzeniu, że oferowany przedmiot dostawy odpowiada wymaganiom przedmiotu zamówienia. Mają one dotyczyć zatem produktu, który jest przedmiotem oferty i potwierdzać jego zgodność z ustalonymi wymaganiami. Tego rodzaju dokumenty mogą być uzupełniane, natomiast przedmiot świadczenia, którego dotyczą takiemu uzupełnieniu podlegać nie może, stanowi bowiem merytoryczną treść oferty – czyli treść zobowiązania wykonawcy do spełnienia wymagań zamawiającego, w tym co do zakresu, ilości, jakości warunków realizacji i innych elementów istotnych dla wykonania zamówienia. Na tak rozumianą treść oferty składa się nie tylko formularz ofertowy, ale też wszystkie dokumenty dookreślające i precyzujące zobowiązanie wykonawcy, składane wraz z formularzem ofertowym. Niekiedy może mieć miejsce sytuacja, że sam formularz ofertowy nie zawiera odpowiedniego miejsca do wskazania informacji o oferowanym produkcie (np. jego nazwy, modelu, producenta), a ich konkretyzacja następuje w innych składanych wraz z ofertą dokumentach.”
Reasumując powyższe, przedmiotowe środki dowodowe stanowią istotny element oferty – wykonawcy składając ofertę powinni dokładnie przeanalizować zapisy w SWZ dotyczące tych dokumentów. Brak ich w ofercie, złożenie niekompletnych dokumentów lub takich, które nie potwierdzają, że zaoferowany przedmiot zamówienia spełnia określone cechy lub kryteria, może skutkować odrzuceniem oferty z postępowania przetargowego.
