Przedmiotowe środki dowodowe, to dokumenty, które dotyczą przedmiotu zamówienia i określają jego właściwości, mają one na celu wykazać zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub w opisie kryterium oceny ofert. Do tych dokumentów możemy zaliczyć karty katalogowe, karty techniczne, opisy, certyfikaty, deklaracje, ale również prospekty i próbki. Może to być również zaświadczenie lub poświadczenie wystawione przez odrębny podmiot, ale także oświadczenie wykonawcy lub producenta. Katalog przedmiotowych środków dowodowych jest katalogiem otwartym, zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy Pzp zamawiający może żądać innych niż wskazane w art. 104 i 105 ustawy Pzp przedmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane spełniają określone przez zamawiającego wymagania, cechy lub kryteria, jeżeli są one niezbędne do przeprowadzenia postępowania.
W jakiej formie należy składać przedmiotowe środki dowodowe?
Sposób sporządzania i przekazywania dokumentów elektronicznych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w tym również przedmiotowych środków dowodowych został określony w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie.
W związku z tym, iż postępowania o udzielenie zamówienia publicznego odbywają się w formie elektronicznej przedmiotowe środki dowodowe sporządza się w postaci elektronicznej i składa razem z ofertą.
W zależności od tego, kto jest wystawcą danego dokumentu i w jakiej formie ten dokument został sporządzony rozróżniamy różny sposób przekazywania dokumentów.
W przypadku, gdy przedmiotowe środki dowodowe zostały wystawione przez upoważnione podmioty inne niż wykonawca jako dokument elektroniczny, wykonawca przekazuje je jako ten dokument.
W przypadku, gdy przedmiotowe środki dowodowe zostały wystawione przez upoważnione podmioty w postaci papierowej, wykonawca przekazuje cyfrowe odwzorowanie (scan) tego dokumentu opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań poniżej progów unijnych kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufany lub podpisem osobistym poświadczając tym samym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej.
Przedmiotowe środki dowodowe niewystawione przez upoważnione podmioty przekazuje się w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań poniżej progów unijnych kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
W przypadku gdy przedmiotowe środki dowodowe niewystawione przez upoważnione podmioty zostały sporządzone jako dokument w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem, przekazuje się cyfrowe odwzorowanie tego dokumentu opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a w przypadku postępowań lub konkursów, o wartości mniejszej niż progi unijne, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym, poświadczającym zgodność cyfrowego odwzorowania z dokumentem w postaci papierowej.
Należy wskazać, iż poprzez cyfrowe odwzorowanie należy rozumieć dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną treści zapisanej w postaci papierowej, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do oryginału.
W przypadku, gdy zamawiający w całości lub w części odstąpił od wymagania lub nie dopuścił użycia środków komunikacji elektronicznej (na podstawie art. 65 ust. 1 lub art. 401 ust.1 ustawy pzp) przedmiotowe środki dowodowe mogą być sporządzone w postaci innej niż elektroniczna, w szczególności w postaci papierowej jako model fizyczny lub próbka w sposób określony przez zamawiającego.
Aby przybliżyć pojęcie dokumentów wystawionych przez upoważnione podmioty, możemy powołać się na wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 18 stycznia 2022 r., sygn. akt. KIO 3810/21, gdzie Izba wskazuje, iż dokumenty wystawione przez upoważnione podmioty, o których mowa w § 6 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452) dotyczą tzw. „dokumentów zewnętrznych” wystawionych przez podmioty inne niż wykonawca lub wykonawca wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia.
Reasumując, składając wraz z ofertą przedmiotowe środki dowodowe należy przeanalizować źródło pochodzenia tych dokumentów i jeśli są one sporządzone w formie papierowej należy je zeskanować i podpisać odpowiednim podpisem elektronicznym. Warto również wspomnieć, iż złożenie przedmiotowych środków dowodowych wraz z ofertą w niewłaściwej formie może być podstawą odrzucenia oferty z postępowania przetargowego, jeśli w dokumentach nie została zastrzeżona możliwość uzupełnienia tych dokumentów.
