Podmiotowe środki dowodowe zgodnie z definicją wskazaną w ustawie Pzp są to dokumenty, które służą potwierdzeniu braku podstaw wykluczenia z postępowania oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu lub kryteriów selekcji. Informacje o tym jakich podmiotowych środków dowodowych może wymagać zamawiający znajdziemy w Rozporządzeniu Ministra rozwoju, pracy i technologii w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy. Co do zasady podmiotowe środki dowodowe składane są na wezwanie zamawiającego i w wyznaczonym przez niego terminie. Z reguły wezwanie to kierowane jest tylko do wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona.
Urząd Zamówień Publicznych oraz Krajowa Izba Odwoławcza jednogłośnie potwierdzają, iż podmiotowym środkiem dowodowym jest również oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego, z którego wynika, które roboty budowlane, dostawy lub usługi wykonają poszczególni wykonawcy oraz zobowiązanie podmiotu udostępniającego swoje zasoby wykonawcy. W przypadku tych dwóch dokumentów termin ich przekazania został uregulowany szczególnie i dotyczy on momentu składania oferty.
Warto również zaznaczyć, iż wstępne oświadczenie składane razem z ofertą potwierdzające brak podstaw wykluczenia i spełnianie warunków udziału w postępowaniu (w przypadku postępowania o wartości wyższej niż progi unijne) JEDZ) nie jest podmiotowym środkiem dowodowym.
Wezwanie do złożenia podmiotowych środków dowodowych
Jak zostało już wspomniane wyżej, podmiotowe środki dowodowe potwierdzające brak podstaw do wykluczenia i spełnienia warunków udziału w postępowaniu wykonawcy składają na wezwanie zamawiającego, który zgodnie z przepisami wzywa tylko tego wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona. W wezwaniu zamawiający wskazuje termin złożenia tych dokumentów, który nie może być krótszy niż 10 dni, w przypadku postępowań prowadzonych w trybie przetargu nieograniczonego lub 5 dni w przypadku postępowań prowadzonych w trybie podstawowym. Wykonawca w wyznaczonym terminie składa podmiotowe środki dowodowe aktualne na dzień ich złożenia.
Aktualność podmiotowych środków dowodowych
Ową aktualność podmiotowych środków dowodowych na dzień ich złożenia należy interpretować razem z przepisami art. 125 ust. 1 i 3 ustawy Pzp. Wykonawca razem z ofertą składa oświadczenie o niepodleganiu wykluczeniu i spełnianiu warunków udziału w postępowaniu. Wskazane oświadczenie stanowi dowód potwierdzający brak podstaw do wykluczenia i spełnienia warunków udziału w postępowaniu na dzień składania ofert i tymczasowo zastępuje podmiotowe środki dowodowe wymagane przez zamawiającego. Podmiotowe środki dowodowe złożone na wezwanie potwierdzają te okoliczności wykazane w złożonym oświadczeniu, czyli potwierdzają nadal brak podstaw do wykluczenia i spełnienie warunków udziału w postępowaniu. Złożenie podmiotowych środków dowodowych potwierdzających spełnienie wymogów na dzień ich złożenia tworzy domniemanie, iż warunki były spełnione przez cały okres trwania postępowania, od dnia złożenia oferty.
Powyższe rozważania potwierdziła Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku KIO 430/20. „Data wystawienia dokumentu może (i najczęściej będzie) datą przypadającą po dniu składania ofert. Co istotne jednak, warunki udziału w postępowaniu oraz brak przesłanek wykluczenia powinny być spełnione na dzień składania ofert i trwać przez cały okres postępowania, dlatego też dowody składane na potwierdzenie powyższych okoliczności mają być aktualne na dzień ich składania. Za wystarczające obecnie należy uznać przedstawienie aktualnego na dzień złożenia dokumentu z datą po dniu składania wniosków, z poświadczeniem stanu faktycznego na dzień wystawienia dokumentu, o ile zachowuje on swą aktualność na dzień składania wniosków (tu ofert) rozumianą jako brak sprzeczności treściowej z oświadczeniem składanym wstępnie w ramach JEDZ. Innymi słowy, oświadczenia lub dokumenty „aktualne” to takie, które oddają rzeczywistość w momencie ich złożenia, czyli potwierdzają okoliczność, co do której wykonawca wcześniej złożył wstępne oświadczenie, i która obecnie (w czasie teraźniejszym) występuje.”
Należy również zauważyć, iż treść oświadczeń lub dokumentów składanych na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu lub braku podstaw wykluczenia nie może podważać prawdziwości złożonego w tym zakresie oświadczenia wstępnego. Wyrażenie „aktualnych na dzień złożenia podmiotowych środków dowodowych” należy również odnieść do przepisów rozporządzenia w sprawie PŚD, ponieważ w przypadku niektórych podmiotowych środków dowodowych ich aktualność jest związana z datą ich sporządzenia. Powyższe potwierdza również KIO 3753/21: „Nie budzi wątpliwości, że postawione przez zamawiającego warunki udziału w postępowaniu wykonawcy obowiązani są spełniać przez cały czas trwania postępowania, już od wyznaczonego przez zamawiającego dnia składania ofert. Jak wynika z przepisów art. 126 ust. 1 i art. 128 ust. 2 ustawy Pzp wykonawca, udzielając odpowiedzi na wezwanie zamawiającego wystosowane na podstawie art. 126 ust. 1 lub art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, obowiązany jest do złożenia podmiotowych środków dowodowych aktualnych na dzień ich złożenia. Pojęcie aktualności odnosi się do środka dowodowego, a nie do okoliczności spełniania warunku. Złożenie podmiotowych środków dowodowych aktualnych na dzień ich złożenia, potwierdzających spełnianie warunku udziału w postępowaniu na ten dzień, tworzy domniemanie, że warunek ten wykonawca spełnia przez cały czas trwania postępowania, od dnia składania ofert. Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy ze złożonych przez wykonawcę podmiotowych środków dowodowych wprost wynika okoliczność braku spełniania przez wykonawcę warunku udziału przez cały wymagany okres lub na podstawie tych środków dowodowych zamawiający poweźmie co do tego uzasadnione wątpliwości. W takim przypadku zamawiający jest uprawniony, a wręcz zobowiązany, do wystosowania do wykonawcy wezwania do uzupełnienia środków dowodowych potwierdzających spełnianie warunku udziału w postępowaniu przez cały wymagany okres.”
W wyroku o sygn. akt. KIO 3477/21, Izba uznała, że „pomimo, iż oświadczenia i dokumenty składane w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu na wezwanie zamawiającego muszą być aktualne na dzień ich złożenia, a zatem mogą być datowane na dzień późniejszy niż data złożenia oferty, to powyższe nie zmienia jednak faktu, że treść oświadczeń lub dokumentów składanych na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu nie może podważać prawdziwości złożonego w tym zakresie oświadczenia wstępnego. Wszystkie oświadczenia i dokumenty, niezależnie od tego czy są one składane na wezwanie z art. 126 ust. 1 ustawy Pzp czy na wezwanie z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, muszą potwierdzać okoliczności wynikające z oświadczenia wstępnego, które wykonawca złożył wraz z ofertą”
Podmiotowe środki dowodowe złożone razem z ofertą
Można spotkać się z sytuacją, w której wykonawca już wraz z ofertą składa podmiotowe środki dowodowe potwierdzające brak podstaw do wykluczenia i spełnianie warunków udziału w postępowaniu. Ustawodawca nie przewidział takiej sytuacji stąd możemy się spotkać z różnym sposobem interpretacji przez zamawiających w tym temacie.
Niektórzy zamawiający nawet jeśli podmiotowe środki dowodowe zostały złożone razem z ofertą wzywają tych wykonawców do ich złożenia zgodnie z art. 126 ust. 1/ art. 274 ust. 1 ustawy Pzp. W ten sposób spełniają spoczywający na nich obowiązek wezwania do złożenia podmiotowych środków dowodowych wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona. Ten sposób podejścia nie powinien być traktowany jako nadmierny formalizm ale zadośćuczynienie przepisom ustawy Pzp.
Ustawodawca jasno wskazał w przepisach, iż to „wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia podmiotowych środków dowodowych, które zamawiający posiada, jeśli wykonawca wskaże te środki oraz potwierdzi ich prawidłowość i aktualność”. W tym przepisie ani żadnym innym nie znajdziemy zapisów, które zwalniają zamawiającego z wezwania do złożenia dokumentów jeśli jest w ich posiadaniu. W związku z powyższym, jeśli podmiotowe środki dowodowe zostały złożone razem z ofertą i oferta tego wykonawcy została najwyżej oceniona zamawiający wzywa do złożenia tych dokumentów zgodnie z art. 126 ust. 1/ art. 274 ust. 1 ustawy Pzp. I to wykonawca w odpowiedzi na takie wezwanie może zamiast złożenia dokumentów wskazać zamawiającemu na dokumenty złożone wraz z ofertą i potwierdzić ich prawidłowość i aktualność.
Warto podkreślić, iż zgodnie z przepisami ustawy Pzp zamawiający nie obowiązku weryfikacji aktualności i prawidłowości podmiotowych środków dowodowych złożonych razem z ofertą.
Na potwierdzenie powyższego stanowiska warto przywołać wyrok KIO 103/17, który nadal zachowuje aktualność w obecnym stanie prawnym. Izba w przedmiotowym orzeczeniu rozstrzygnęła, że zamawiający powinien potwierdzić u wykonawcy aktualność dokumentów, które ten złożył samodzielnie wraz z ofertą. “Skoro przystępujący, wbrew dyspozycjom zamawiającego do oferty załączył tzw. dokumenty podmiotowe – potwierdzające spełnienie warunków udziału w postępowaniu – zachodziła konieczność wezwania przez zamawiającego przed wyborem oferty – wykonawcy S. (…) do potwierdzenia, że pozostają one nadal aktualne (…) “. Pozostaje do ustalenia kwestia, na jakiej podstawie prawnej zamawiający powinien wezwać wykonawcę do potwierdzenia aktualności złożonych wraz z ofertą oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1 starego PZP Wydaje się, że najbardziej prawidłowe byłoby stosowanie w tym celu art. 26 ust. 1 lub 2 starego PZP (w zależności od wartości zamówienia), ponieważ to ten przepis służy do wezwania wykonawców do złożenia aktualnych dokumentów lub oświadczeń“.
Również w orzeczeniu KIO 3460/21, znajdziemy wskazówki jak powinien zachować się zamawiający, gdy podmiotowe środki dowodowe zostały złożone razem z ofertą. „W odniesieniu do dokumentów samodzielnie złożonych przez wykonawcę wraz z ofertą, które nie były wymagane do złożenia wraz z ofertą, należy w ocenie Izby odpowiednio zastosować przepis art. 127 ust. 2 Pzp, w świetle którego wykonawca nie jest zobowiązany do złożenia podmiotowych środków dowodowych, które zamawiający posiada, jeżeli wykonawca wskaże te środki oraz potwierdzi ich prawidłowość i aktualność.
Biorąc pod uwagę powyższe, w ocenie Izby, zamawiający w danym stanie faktycznym powinien wezwać wykonawcę (…) do złożenia dokumentów w trybie art. 126 ust. 1 Pzp oraz ewentualnie zażądać potwierdzenia prawidłowości i aktualności dokumentów złożonych wraz z ofertą, które nie były wymagane na tamtym etapie. Badanie przez zamawiającego złożonych wraz z ofertą dokumentów złożonych przez wykonawcę PPI wraz z ofertą bez takiego obowiązku było uzależnione od potwierdzenia przez wykonawcę ich prawidłowości i aktualności.”
Możemy również spotkać się z sytuacją, gdzie zamawiający badają złożone razem z ofertą podmiotowe środki dowodowe od wykonawcy. W takiej sytuacji, gdy któryś z tych dokumentów będzie nieprawidłowy – zamawiający powinien wezwać do jego uzupełnienia już zgodnie z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp, zaś jeśli któryś z wymaganych przedmiotowych środków dowodowych nie został złożony razem z ofertą – zamawiający powinien wezwać do jego złożenia zgodnie z art. 126 ust. 1/ art. 274 ust. 1 ustawy Pzp.
Potwierdzenie powyższego podejścia możemy znaleźć w wyroku KIO akt KIO 225/23, gdzie Izba bezpośrednio wskazała, iż działanie wykonawcy polegające na złożeniu części podmiotowych środków dowodowych wraz z ofertą w żaden sposób nie narusza przepisów ustawy Pzp i w związku z tym nie może wywołać negatywnych konsekwencji dla wykonawcy. „Jeśli wykonawca złoży wraz z ofertą podmiotowe środki dowodowe, które potwierdzają spełnienie warunków udziału w postępowaniu, a charakter tych dokumentów powoduje, że ich treść nie ulegnie zmianie i zawsze będzie aktualna, zamawiający może przyjąć te dokumenty. W takim przypadku wezwanie wykonawcy zgodnie z art. 274 ust. 1 lub 126 ust. 1 ustawy Pzp do złożenia podmiotowych środków dowodowych lub wezwanie do potwierdzenia, że są one nadal aktualne jest bezzasadne i będzie stanowiło zbędny formalizm ze strony zamawiającego”.
Weryfikacja na każdym etapie postępowania
Zamawiający zgodnie z ustawą Pzp, w sytuacji, gdy zachodzą uzasadnione podstawy do uznania, iż złożone przez wykonawcę podmiotowe środki dowodowe nie są już aktualne może wezwać tego wykonawcę do ponownego ich złożenia. Zamawiający, korzystając z tego uprawnienia powinien w wezwaniu przedstawić uzasadnione obawy, że złożone uprzednio podmiotowe środki dowodowe przez wykonawcę, nie są już aktualne. W takim przypadku wykonawca we wskazanym terminie składa nowe podmiotowe środki dowodowe, potwierdzające, że wykonawca nadal nie podlega wykluczeniu i spełnia warunki udziału w postępowaniu.
Wezwanie o uzupełnienie
Ustawodawca w art. 128 ust. 1 przewidział obowiązek dodatkowego wezwania wykonawcy do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia niekompletnych lub zawierających błędy dokumentów lub oświadczeń. Obowiązek ten dotyczy również podmiotowych środków dowodowych. Zamawiający wzywa do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia dokumentów lub oświadczeń w sytuacji, gdy wykonawca nie złożył dokumentu, czyli fizycznie dokument nie dotarł do zamawiającego, w sytuacji, gdy złożony dokument jest niekompletny (nie został podpisany, jest nieczytelny, itp.) oraz w sytuacji, gdy złożony dokument zawiera błędy, czyli nie potwierdza spełnienia wymagań określonych przez zamawiającego.
Zamawiający wzywając wykonawcę zgodnie z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp wskazuje odpowiedni termin na uzupełnienie wskazanych w piśmie dokumentów. Niezłożenie dokumentów we wskazanym terminie skutkować będzie odrzuceniem oferty wykonawcy zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 2 lit c ustawy Pzp.
Zasada „jednokrotności”
Do procedury opisanej w art. 128 ust. 1 ustawy Pzp przyjmuje się zasadę jednokrotności, co oznacza, iż zamawiający nie może ponowić wezwania do uzupełnienia dokumentów. Trzeba jednak mieć na uwadze, że dotyczy to tylko sytuacji, w której kolejne wezwanie miałoby dotyczyć takich samych okoliczności jak pierwsze.
Podmiotowe środki dowodowe to dokumenty, które weryfikują i potwierdzają spełnienie warunków udziału w postępowaniu oraz brak podstaw do wykluczenia. Potwierdzają one okoliczności, które zostały oświadczone przez wykonawcę w momencie składani ofert. Warto, aby zapamiętać, iż składając te dokumenty na wezwanie zamawiającego, mają one być aktualne na dzień ich złożenia. Z ich treści nie może również wynikać sprzeczność ze złożonym wcześniej oświadczeniem. Pamiętajmy również, że zamawiający w uzasadnionych przypadkach może na każdym etapie wezwać wykonawcę do potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu i braku podstaw do wykluczenia.
