„Jednokrotność” wezwania do uzupełnienia dokumentów zgodnie z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp

Wezwanie o uzupełnienie

W ustawie Pzp w art. 128 ust. 1 został przewidziany obowiązek dodatkowego wezwania wykonawcy do złożenia, poprawienia lub uzupełnienia niekompletnych lub zawierających błędy dokumentów lub oświadczeń. Obowiązek ten dotyczy konkretnych dokumentów: oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ustawy Pzp (JEDZ), podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń składanych w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Zamawiający wzywa o złożenie, poprawienie lub uzupełnienie dokumentów lub oświadczeń w sytuacji, gdy wykonawca nie złożył dokumentu, czyli fizycznie dokument nie dotarł do zamawiającego, w sytuacji, gdy złożony dokument jest niekompletny (nie został podpisany, jest nieczytelny, itp.) oraz w sytuacji, gdy złożony dokument zawiera błędy, czyli nie potwierdza spełnienia wymagań określonych przez zamawiającego.

Zamawiający wzywając wykonawcę zgodnie z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp wskazuje odpowiedni termin na uzupełnienie wskazanych w piśmie dokumentów. Niezłożenie dokumentów we wskazanym terminie skutkować będzie odrzuceniem oferty wykonawcy zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 2 lit c ustawy Pzp.

Zasada „jednokrotności”

Do procedury opisanej w art. 128 ust. 1 ustawy Pzp przyjmuje się zasadę jednokrotności, co oznacza, iż zamawiający nie może ponowić wezwania do uzupełnienia dokumentów. Trzeba jednak mieć na uwadze, że dotyczy to tylko sytuacji, w której kolejne wezwanie miałoby dotyczyć takich samych okoliczności jak pierwsze. 

W Komentarzu do Ustawy Pzp “Prawo zamówień publicznych. Komentarz”, H. Nowak, M. Winiarz (red.), www.uzp.gov.pl, Warszawa 2021, wskazano, iż “(…) Wezwanie do uzupełnienia dokumentów lub oświadczeń może być dokonywane tylko raz w stosunku do tego samego braku, lub tego samego błędu dotyczącego określonego oświadczenia, lub dokumentu. Wezwanie powinno przy tym precyzyjnie wskazywać powód wezwania, tj. konkretne braki lub uchybienia, jakich dopuścił się wykonawca, zakres koniecznych do przedłożenia oświadczeń lub dokumentów, a także określać termin, w jakim powinny być one uzupełnione (…)“.

Mamy więc potwierdzenie, iż zasada jednokrotności wezwania wykonawcy w trybie art. 128 ust. 1 ustawy Pzp będzie dotyczyła tych samych błędów dotyczących określonego dokumentu. Potwierdza, to również orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej: „Na tle analogicznej regulacji zamieszczonej poprzednio w art. 26 ust. 3 p.z.p. z 2004 r. procedura uzupełnienia lub poprawienia dokumentów może być, z uwagi na zasady równego traktowania wykonawców i uczciwej konkurencji, zastosowana tylko jednokrotnie w odniesieniu do tego samego braku pierwotnie złożonych oświadczeń lub dokumentów” (KIO 3511/21), oraz „powtórne wezwanie do uzupełnienia oświadczenia lub dokumentu jest niedopuszczalne wówczas, gdy dotyczy tego samego zakresu uzupełnienia, tj. sytuacji, gdy wykonawca na pierwsze wezwanie skierowane przez zamawiającego nie uzupełnił danego dokumentu w zakresie określonym w wezwaniu.” (KIO 2348/21) i kolejne: „Stosowanie tej zasady polega bowiem, jak jednolicie wskazuje się w orzecznictwie i poglądach doktryny, na jednokrotnym wezwaniu w zakresie konkretnego dokumentu, czy nawet konkretnej informacji zawartej w danym dokumencie, nie zaś na jednokrotnym wzywaniu danego wykonawcy w ogóle.” (KIO 2804/22).

Treść wezwania

W związku z jednokrotnością tej procedury wezwanie kierowane do wykonawcy „powinno precyzyjnie wskazywać uchybienia, jakich dopuścił się on składając podmiotowe środki dowodowe, precyzować w jaki sposób wykonawca ma usunąć stwierdzone w dokumentach braki tj. czy powinien przedłożyć nowe, czy też poprawić lub uzupełnić określone oświadczenia lub dokumenty. Konieczne jest także wskazanie terminu i formy, w jakiej nieprawidłowości powinny być usunięte. (…) Tylko zatem w przypadku, gdy zamawiający nie dochowa tych warunków, w szczególności, jeśli treść skierowanego do wykonawcy wezwania będzie nieprecyzyjna lub niekompletna możliwe, a nawet konieczne, będzie ponowienie tej czynności przez zamawiającego. Z kolei oceniając tą czynność, tylko w przypadku, gdy wezwanie było niejednoznaczne czy nieprecyzyjne, Izba może nakazać jej powtórzenie jako dokonanej wadliwie.”  (wyrok o sygn. akt. KIO868/23).

Ponowne wezwanie

Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem Krajowej Izby Odwoławczej, „jeśli Zamawiający nie wskaże wszystkich błędów w dokumencie, w wezwaniu do uzupełnienia dokumentu, to powinien ponownie wezwać do uzupełnienia dokumentu, wskazując błąd do którego Wykonawca nie był uprzednio zobowiązany w wezwaniu do uzupełnienia dokumentu (…) Nie można wprost stosować zasady, że do uzupełnienia dokumentu nie można wzywać wielokrotnie, jeżeli Zamawiający zauważa błąd nie w toku jednej czynności wezwania do uzupełnienia dokumentu, ale w toku wielokrotnych czynności wezwania do uzupełnienia dokumentu, z powodu każdorazowo innych błędów” (KIO/UZP 1774/09).

Podsumowując wskazaną powyżej linię orzeczniczą Krajowej Izby Odwoławczej dotyczącą procedury wzywania o uzupełnienie dokumentów zgodnie z art. 128 ust 1 ustawy Pzp – błędu nie stanowi ponowne wezwanie do uzupełnienia dokumentów, jeśli dotyczy innych uchybień niż wskazane w pierwszym wezwaniu. Sytuacje, gdy wykonawca zostanie wezwany po raz kolejny do uzupełnienia tego samego dokumentu, ale w innym zakresie zdarzają się z reguły w przypadku oświadczenia JEDZ i wynikają z niezbyt dokładnej jego analizy przez zamawiającego. Jeśli pierwsze wezwanie nie wskazywało na wszystkie uchybienia danego dokumentu, zamawiający ma prawo a nawet powinien powtórzyć tą czynność, czyli wezwać ponownie wykonawcę i wskazać uchybienia, których wcześniej nie wyartykułował w wezwaniu. Wykonawcy, którzy rzetelnie przygotowują pisma w odpowiedzi na wezwania zamawiającego mogą spać spokojnie. Wykonawcy powinni pamiętać, aby w odpowiedzi na wezwanie zamawiającego zawsze stosować się do jego wskazań i naprawić wszystkie uchybienia wskazane w piśmie. Warto również zaznaczyć, aby wykonawcy po otrzymaniu pisma wzywającego do uzupełnienia zapoznali się z nim dokładnie i w przypadku nieprecyzyjnych zapisów poprosili zamawiającego o doprecyzowanie jego treści.