Postępowanie przetargowe co do zasady prowadzi się w języku polskim. W związku z tym wszystkie składane dokumenty, które są w języku obcym należy złożyć wraz z ich tłumaczeniem na język polski. Potwierdza to Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r w sprawie sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie stanowiące, iż: „Podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe oraz inne dokumenty lub oświadczenia, sporządzone w języku obcym przekazuje się wraz z tłumaczeniem na język polski. Tłumaczenie nie jest wymagane, jeżeli zamawiający wyraził zgodę, w przypadkach, o których mowa w art. 20 ust. 3 ustawy”
Kto powinien przetłumaczyć dokumenty?
Wskazane wyżej przepisy nie przewidują szczególnych wymogów, jakie złożone tłumaczenie powinno spełniać. W związku z tym to wykonawca decyduje, czy dany dokument przetłumaczy samodzielnie czy skorzysta z pomocy tłumacza przysięgłego.
Powyższą interpretację potwierdza wyrok KIO z dnia 13 lutego 2015 r., o sygnaturze akt KIO 182/15, który pozostaje nadal aktualny w odniesieniu do obowiązujących przepisów. KIO uznała, że zarzut dotyczący dołączonych do oferty wykonawcy dokumentów w języku obcym, a nieprzetłumaczonych na język polski przez tłumacza przysięgłego, nie podlega uwzględnieniu. Izba wskazała, że niezasadny jest zarzut naruszenia obowiązku przedłożenia w ofercie tłumaczenia dokumentu przez tłumacza przysięgłego, gdyż taka rygorystyczna forma tłumaczenia nie wynika ani ze specyfikacji warunków zamówienia, ani z obowiązujących przepisów prawa.
Przy samodzielnym tłumaczeniu dokumentów należy jednak pamiętać, że zamawiający, ale również konkurencja może zweryfikować przetłumaczony dokument.
Brak tłumaczenia wraz z dokumentem
Zdarzają się jednak sytuacje, że wykonawca zapomni złożyć tłumaczenia do dokumentu wystawionego w języku obcym. Warto wskazać, iż w takim przypadku zamawiający w ogóle nie weźmie pod uwagę złożonego dokumentu – brak tłumaczenia dokumentu w obcym języku jest jednoznaczny z niezłożeniem tego dokumentu. Potwierdza to wyrok KIO 1973/21, gdzie Izba wskazała wprost, że “w świetle § 5 ww. rozporządzenia, środek dowodowy sporządzony w języku obcym musi być złożony wraz z tłumaczeniem na język polski (z wyjątkiem art. 20 ust. 3 p.z.p.), co oznacza, że środek ten i tłumaczenie stanowią nierozerwalną całość. W efekcie, aby zamawiający mógł dokonać oceny spełniania przez wykonawcę określonych wymogów, niezbędne jest przekazanie przez wykonawcę tłumaczenia środka dowodowego. Brak złożenia tego tłumaczenia oznacza, że odwołujący nie złożył przedmiotowego środka dowodowego i jego oferta jest niezgodna z warunkami zamówienia.”
Czy można uzupełnić tłumaczenie?
To, czy zamawiający wezwie do uzupełnienia dokumentu wystawionego w języku obcym wraz z tłumaczeniem zależeć będzie czego dany dokument dotyczy.
Przedmiotowe środki dowodowe
Jeśli dokument w języku obcym jest przedmiotowym środkiem dowodowym i został on złożony bez tłumaczenia możliwość jego uzupełnienia będzie zależała od tego czy w dokumentach zamówienia zamawiający taką ewentualność przewidział oraz tego co wskazany dokument miał potwierdzać. Należy pamiętać, iż nawet jeśli zamawiający przewidzi możliwość uzupełniania przedmiotowych środków dowodowych to nie dotyczy to dokumentów, które służą potwierdzeniu kryteriów oceny ofert wskazanych w SWZ. W takiej sytuacji brak jest możliwości uzupełnienia dokumentów, co potwierdziła również Krajowa Izba Odwoławcza w wyroki KIO 583/19 “(…) Zamawiający nie mógł ocenić oferty w kryterium poza cenowym, gdyż złożone certyfikaty nie zostały przetłumaczone na język polski. Wykonawca próbował przekonać, iż brak wyraźnego wskazania w SIWZ przy opisie dotyczącym certyfikatów, na obowiązek ich przedłożenia wraz z tłumaczeniem, oznaczał, że złożone dokumenty sporządzone w języku obcym zamawiający powinien był przyjąć, jako potwierdzające deklarację wykonawcy co do posiadanych właściwości ochronnych monitora. Odnosząc się do tego wniosku Izba uznała, iż wystarczającym wskazaniem w SIWZ był zapis o obowiązku złożenia oferty w języku polskim. Oświadczenie wykonawcy zawarte w formularzu oferty odnosiło się wprost do przedmiotu zamówienia i jego właściwości, dodatkowo ocenianych w kryterium poza cenowym. Również ogólna zasada opisana w art. 9 ust. 2 p.z.p. – prowadzenia postępowania w języku polskim, znajdowała zastosowanie. Zamawiający nie przewidział od niej wyjątku, dopuszczając złożenie dokumentu sporządzonego w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym (art. 9 ust. 3 p.z.p.). Aby taki wyjątek miał mieć zastosowanie, zamawiający musiałby wyraźnie w SIWZ go wskazać. Tymczasem wszystkie zapisy, które odnosiły się do dokumentów składanych w postępowaniu (oferty, oświadczenia i dokumenty potwierdzające okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 p.z.p.) potwierdzały zasadę języka polskiego, w jakim prowadzone jest postępowanie o udzielenie zamówienia. Tym samym, aby zamawiający mógł potwierdzić deklarację wykonawcy zawartą w ofercie musiał zapoznać się z treścią certyfikatu i zawartego w nim odniesienia do oceny spełniania normy badanej. Dopiero wówczas możliwe było ustalenie czy oferta powinna otrzymać punkty za dodatkowe właściwości, wykraczające poza minimalne parametry wymagane wobec przedmiotu dostawy. Przyjmując zatem, iż jedynie certyfikat przetłumaczony na język polski mógł stanowić przedmiot oceny oferty w kryterium poza cenowym, należało rozważyć, czy brak tłumaczenia mógł być uzupełniony w trybie art. 26 ust. 3 p.z.p. Odwołujący wskazywał na możliwość uzupełnienia dokumentu jako niezbędnego do przeprowadzenia postępowania. Odnosząc się do tego wniosku, Izba uznała, iż certyfikat nie był dokumentem wymaganym w celu potwierdzenia okoliczności spełniania wymagań określonych przez zamawiającego, a zatem jego brak nie oznaczał, iż oferta uznana byłaby za niezgodną z treścią SIWZ i na tej podstawie nie mogła być odrzucona. Powyższe prowadzi do wniosku, iż certyfikat nie był dokumentem niezbędnym do przeprowadzenia postępowania. Miał on wyłącznie na celu poprawienie pozycji oferty ocenianej w kryterium poza cenowym. Jak pokazał wynik postępowania, zamawiający mógł dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej, chociaż żadna z ocenianych ofert nie uzyskała dodatkowych punktów. Brak certyfikatu, czy też jego złożenie, ale bez tłumaczenia oznaczał, iż zamawiający oceniał oferty według dwóch pozostałych kryteriów i taka czynność miała miejsce w postępowaniu. (…)”
Podmiotowe środki dowodowe
W przypadku podmiotowych środków dowodowych złożonych na wezwanie zamawiającego, które zostały złożone bez tłumaczenia należy wskazać, iż zgodnie z art. 128 ust. 1 ustawy Pzp zamawiający zobowiązany jest do wezwania do złożenia/uzupełnienia niezłożonych dokumentów. W związku z tym, iż poprzednio złożony oryginalny dokument uznawany jest za „niezłożony” należy go ponownie złożyć razem z tłumaczeniem lub przynajmniej wyjaśnić do jakiego dokumenty składane jest owo tłumaczenie.
Tłumaczenie różne od oryginału
Może również zdarzyć się sytuacja, gdy tłumaczenie nie pokrywa się z treścią oryginalnego dokumentu. O takiej sytuacji wypowiedziała się Izba w wyroku KIO 655/18: “Odwołujący zarzucił Zamawiającemu, iż treść oferty uznanej za najkorzystniejszą jest sprzeczna z treścią SIWZ, bowiem zaoferowany defibrylator nie spełnia wymogu wstrząsoodporności – min. 10 G wg IEC 68.02.27/EN 60068-2-27, lub dopuszczonej przez zamawiającego normy MIL-STD-810F516.5. Do oferty przystępujący załączył na str. 65 Świadectwo zgodności z próbami środowiskowymi dla ambulansów w wersji angielskojęzycznej z 20.12.2011, a na str. 66 jego tłumaczenie na język polski. Dokument w wersji angielskojęzycznej w pkt 4 zawiera potwierdzenie spełnienia wymaganej przez zamawiającego normy tj. EN 60068-2-27. Zgodnie z wymogami SIWZ, na potwierdzenie spełnienia wymaganego parametru technicznego, wykonawca winien do oferty dołączyć niezbędne materiały informacyjne (katalogi) jednoznacznie potwierdzające spełnienie wymagań zawartych w SIWZ. Zamawiający nie dookreślił jakiego rodzaju dokumenty winien przedłożyć wykonawca, istotne było aby dokumenty potwierdzały, iż wymagany parametr techniczny został spełniony. Przystępujący na potwierdzenie spełnienia wymaganej normy złożył Certyfikat (Świadectwo zgodności z próbami środowiskowymi dla ambulansów – tytuł w wersji tłumaczonej na język polski). Certyfikat ten stanowi dowód potwierdzający spełnienie stwierdzonych w jego treści parametrów technicznych i wymaganych norm. Treść Certyfikatu w wersji angielskojęzycznej potwierdzała spełnienia wymaganej w SIWZ normy IEC 60068-2-27, natomiast dokument w tłumaczeniu na język polski zawierał błąd w postaci potwierdzenia spełnienia poprzedniej, wycofanej już wersji tej normy tj. IEC 60068-2-29,Ebci zastąpionej normą IEC 60068-2-27. W ocenie Izby, dokumentem potwierdzającym parametry techniczne i spełnienie wymaganych norm jest Certyfikat złożony do oferty. Błąd w tłumaczeniu nie może być podstawą odrzucenia oferty z art. 89 ust. 1 pkt 2 s.p.z.p., jeżeli z dokumentu wystawionego przez uprawniony podmiot, potwierdzonego stosownymi badaniami wynika spełnienie wymaganych przez zamawiającego cech. Izba wskazuje, iż zaistniała sytuacja nie stanowi zmiany treści oferty ani niedozwolonych negocjacji w zakresie treści oferty. Oferta podlegała ocenie w wersji, jaka wpłynęła do zamawiającego, bez ingerencji w jej treść. Złożone Certyfikaty potwierdzały spełnienie wszystkich wymaganych parametrów technicznych. Rozbieżność w parametrach technicznych dotyczyła tłumaczenia Certyfikatu na język polski. Izba wskazuje, że zaistniała rozbieżność w tłumaczeniu winna wzbudzić wątpliwości zamawiającego i nie powinna być pozostawione bez wyjaśnienia. Jednakże, w wyniku udowodnienia przez przystępującego na rozprawie, iż oferowane defibrylatory spełniają wymaganą normy, poprzez złożenie kolejnego Certyfikatu potwierdzającego jej spełnienie, zarzut należy uznać za niezasadny“.
Warto podkreślić, iż możliwość uzupełnienia dokumentu o jego tłumaczenie w procesie udzielania zamówienia publicznego różni się w zależności od charakteru danego dokumentu. Zasadą jest, iż tłumaczenie będzie podlegało uzupełnieniu tylko w przypadku, gdy oryginalny dokument takiemu uzupełnieniu by podlegał. Wykonawcy powinni również pamiętać, iż w przypadku rozbieżności zapisów między dokumentem oryginalnym a tłumaczeniem to dokument oryginalny będzie istotniejszy dla zamawiającego.
